SAIA® se compone de (5) módulos: Gestión de Correspondencia, Gestión documental, Gestión de Archivo, Gestión de Procesos y Gestión de Calidad, los cuales articulan para brindar escalabilidad y adaptabilidad a los procesos de una organización.
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SAIA® se compone de (5) módulos: Gestión de Correspondencia, Gestión documental, Gestión de Archivo, Gestión de Procesos y Gestión de Calidad, los cuales articulan para brindar escalabilidad y adaptabilidad a los procesos de una organización.
Diseñado para centralizar de forma electrónica los procesos de gestión de la organización en los que se vean involucrados información, documentos y responsabilidades, permitiendo el flujo dinámico (Work Flow) y controlado de la información, logrando reducir todos los costos administrativos asociados.
Entre sus funcionalidades principales se encuentran:
- Gestiona, codifica consecutivamente, digitaliza y distribuye toda la correspondencia que entra, sale y circula.
- Habilita la ventanilla física y virtual para los trámites en línea y los integra a su flujo de proceso. Permite la consulta en línea de su estado.
- Gestiona sedes, mensajeros, rutas de distribución y entregas físicas y virtuales. Trazabilidad física y electrónica en tiempo real.
- Crea documentos electrónicos o importa desde Word, solicita aprobación en línea, firma de manera electrónica, biométrica y digital.
- Control de inventarios documentales, creación, movimiento, eliminación y retención (TRD, TVD) de Cajas y Expedientes físicos y electrónicos.
- Estandariza flujos de aprobación y procesos, y controla a través de indicadores y reportes en tiempo real.
- Recepciona emails y sus anexos para integrarlos a la gestión documental electrónica y a flujos de trabajo.
- Codificación única de Documentos, Cajas y Expedientes, que a su lectura permite acciones y consultas de trazabilidad.
- Asignación, notificación, seguimiento, alertas y trazabilidad de cada tarea asignada para cumplir con sus responsabilidades.
- Estandariza las estructuras de expedientes para cada área de la Organización.
- Alertas semaforizadas para el vencimiento de tareas, trámites y procesos. Monitorea tus responsabilidades y las de tu equipo.
- Involucra a clientes, proveedores y terceros para realizar acciones en tus procesos.
- Vincula los registros de diferentes procesos y centraliza la documentación que se relaciona entre sí.
- Visualización de tus responsabilidades y las de tu equipo centralizadas en un calendario y organizadas por estado.
- Cumple con la normatividad archivística y estarás al día con las constantes actualizaciones legales.
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