NÓMINA ELECTRÓNICA UN MODELO PARA IMPLEMENTAR

NÓMINA ELECTRÓNICA UN MODELO PARA IMPLEMENTAR

Hoy en día el desarrollo tecnológico ha fortalecido el modelo de negocio de toda compañía, el modelo administrativo de como la gestión pública de una ciudad o pais a tenido cambios con el paso de los días y ese cambio siente bien decirlo pues con este cambio han llegado nuevos modelos digitales con la implementación de softwares que fortalecen la gestión en cada aspecto empresarial. 

 

Actualmente, la gestión de las obligaciones empresariales han cambiado ya no existe la necesidad de tener que contar con documentos en físico algo que apoya a la conservación del medio ambiente, solucionando el almacenaje de los mismos llegandose a convertir en un caos dentro de las oficinas. Este tipo de desarrollo mejora la confiabilidad de los trámites y reduce la ilegalidad entre otros inconvenientes.

 

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La generación de la nómina electrónica nos ayuda a avanzar en la idea de la "oficina sin papel", con la que se pretende la implantación de sistemas de gestión documental cada vez más eficientes en las empresas, englobando tanto a los documentos como a los datos, desde el mismo escaneo de archivos hasta la informatización de la contabilidad o, entre otros, también la factura y las nóminas electrónicas.

 

¿Qué es la nómina electrónica?

El concepto de "nómina electrónica" básicamente, se define como un archivo electrónico generado mediante un software que contiene la nómina firmada digitalmente por la empresa, y tiene la misma validez que la nómina convencional. Puede tener cualquier formato, máxime teniendo en cuenta la evolución continua de la tecnología, que brinda soluciones cambiantes, si bien lo más habitual es el PDF.

Las ventajas de la nómina electrónica

La tendencia de avanzar hacia un mundo digitalizado está imponiéndose a pasos agigantados gracias a los muchos beneficios que tiene para la empresa, desde la optimización de los procesos hasta una significativa reducción de costes. En concreto la nómina electrónica supone ventajas como las siguientes:

  • Ayuda a ganar tiempo: por la mayor facilidad y rapidez en su generación, que podemos automatizar, envío y también gracias al autoarchivo, pues reduce el tiempo de consulta drásticamente.

  • Mayor accesibilidad: su generación digital facilita la recuperación de documentos.

  • No ocupa espacio: sustituir el papel en documentos electrónicos evita tener que destinar un espacio físico para su archivado, pues no es necesario generarla ni guardarla en papel.

  •  Es segura: la creación de la nómina electrónica mediante digitalización certificada la convierte en un documento con la misma validez. Legalmente, la firma "recibí" del trabajador puede sustituirse por el justificante bancario de la transferencia.

  • Minimizamos la posible pérdida: los mismos programas de generación de nóminas y su archivado digital hacen de la nómina electrónica un documento imposible de extraviar, pues además podemos hacer copias de seguridad de forma automatizada.

  • Ahorro económico: como alternativa a las nóminas convencionales, las electrónicas evitan gastar en papel, tóner, sellos, sobres, archivadores, y también ahorramos horas de personal.

  • Acceso desde cualquier lugar: mediante su envío a través de correo electrónico, accediendo a un área privada, el usuario puede acceder a ella de forma inmediata y, para hacerlo, simplemente necesitará un lector de PDFs.

 

Reporte electrónico de pago por servicios.

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.

Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un contrato de prestación de servicios, en Colombia se reportan a la Dian por medio de la factura electrónica que deberá expedir el contratista, y so este no está obligado a facturar, se hace por medio del documento equivalente a la factura (Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.)

 

¿QUIÉN PUEDE APOYARLO POR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA PARA SU EMPRESA?: SOLO PREGUNTENOS Y LE OFRECEMOS DIVERSAS SOLUCIONES. 

 

Contenido de la nómina electrónica para Colombia.

 

  • Estár denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

  • Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago

  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

  • El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.

  • El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»

  • Fecha y hora de generación.

  • La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

  • En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.

 

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