La Gestión Documental en la Era Digital:
La información está presente en cada uno de nuestros entornos y en todos los espacios de nuestras vidas, independiente del medio en el que se encuentre almacenada.
Hoy en día la tendencia se enfoca en el manejo de la información electrónica buscando la inmediatez y la facilidad de acceso que nos brindan las herramientas tecnológicas, lo que supone grandes retos para los profesionales de las ciencias de información en lo que concierne a la automatización de la administración documental en cualquier sector empresarial.
La gestión documental electrónica debe responder a los procesos y procedimientos propios de la gestión documental tradicional, a través de la definición de un sistema de información que permita la adecuada gestión de los documentos electrónicos de acuerdo a los parámetros de seguridad, confiabilidad y accesibilidad de la información para su posterior utilización.
“Un sistema de información debe colmar las necesidades de software especializado, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, o en la combinación de varios tipos de programas informáticos” (Cornwell affiliates plc. Comisión Europea, 2001). Según la norma MoReq[1], para implementar un adecuado sistema de gestión documental electrónico, se deben desarrollar las herramientas informáticas de acuerdo al contexto y necesidades de la organización en la cual se pretende implementar el SGDEA[2], siempre teniendo presente los procesos y principios archivísticos contemplados desde la ley general de archivos (ley 594 de 2000) y desarrollados en el Decreto 2609 de 2012. Partiendo de ello, la empresa debe plantear un sistema de gestión de documentos electrónicos que pueda ser transversal en toda la organización y responda a las dinámicas mediante las cuales se genera, se gestiona y se conserva la información para su utilización posterior.
Retos y ventajas.
Entre los principales retos que supone la implementación de un adecuado SGDEA, encontramos la aplicación de los procesos y principios archivísticos en los medios electrónicos a través de la definición de los requisitos funcionales del sistema, tales como: la captura; la clase (la clase representa la serie o subserie documental en el lenguaje informático) para la aplicación de los procesos de clasificación documental y conformación de agrupaciones documentales; la seguridad de la información y del sistema como tal a través del establecimiento de roles y perfiles para los usuarios; la conservación, transferencia y eliminación de información , entendiendo la aplicación del ciclo vital documental de acuerdo a los valores de los documentos.
Otro importante reto que trae la gestión documental electrónica es lograr la gestión del cambio para confrontar la resistencia a la administración electrónica de información, generando mayor autonomía de los usuarios del sistema de información para que puedan gestionar su información más eficientemente, permitiendo generar su relación con los demás documentos.
Todo ello también supone un gran reto en lo que concierne a la seguridad de la información electrónica, ya que los profesionales de las ciencias de la información deben garantizar la confiabilidad de la información y su confidencialidad de acuerdo al contexto.
La implementación de un SGDEA trae consigo una serie de beneficios que permitirán a los usuarios del sistema poder consultar la información en tiempo real, interactuar con los demás usuarios para el cumplimiento de las obligaciones, realizar seguimiento a solicitudes y obtener la información real y confiable para aumentar la efectividad y eficiencia.
La implementación de un SGDEA genera beneficios para cualquier tipo de empresa de cualquier sector, ya que cada una de acuerdo a su naturaleza debe manejar información para su operación. Un ejemplo de ello lo podemos evidenciar en el sector cooperativo, en el cual las cooperativas a través de la implementación de un SGDEA que atienda sus necesidades y según su contexto, podrá tener una interacción más constante y amigable con sus asociados. Todo ello a su vez genera mayor confianza en cada uno de ellos y le permite tener a la cooperativa la información en tiempo real de sus operaciones, permitiendo generar un criterio más amplio y confiable para la toma de decisiones que a su vez le apunten a controlar las finanzas.
Igual que en la teoría de la materia propuesta por Antoine-Laurent Lavoisier en la cual expresa que “la materia no se crea ni se destruye, sólo se transforma” (IDEES, 2019), también sucede con la administración de la información, la cual inicialmente se daba sobre soportes rústicos como la piedra y el pergamino, y se fue transformando hacia el papel, el cual ha sido el soporte que ha permitido garantizar mayor confiabilidad, pero que de acuerdo a la necesidad, también se fueron transformando a los soportes análogos como CDS y Disquetes para disminuir su volumen. En el siglo XXI la administración de la información se está transformando a los medios informáticos automatizados a través de herramientas tecnológicas que incluso contienen inteligencia artificial; por ello, debemos de prepararnos para atender estos cambios que supone la transformación de la administración documental en el ámbito informático.
Bibliografía
Cornwell affiliates plc. Comisión Europea. (01 de marzo de 2001). Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. MoReq. Bruselas, Luxemburgo.
IDEES. (13 de marzo de 2019). Es racó de ses IDEES. Obtenido de Nada se crea, nada se destruye, todo se transforma: http://www.esracodesesidees.com/2008/09/17/nada-se-crea-nada-se-destruye-todo-se-transforma/
[1] Modelo de requisitos para la Gestión de documentos electrónicos de archivo
[2] Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo
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